Stratégie 5

Mobilisation du personnel

Mobiliser l’ensemble du personnel municipal. Identifier les ambassadeurs du personnel et intégrer le PEC aux descriptions de tâches.

Puisque les PEC touchent à plusieurs services, il est nécessaire d’instaurer une coordination et une collaboration interservices continues, et ce, dès le début du processus. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des services municipaux qui devraient être inclus dans l’élaboration et la mise en œuvre du PEC.

  • Aménagement du territoire
  • Transports
  • Développement économique
  • Finances
  • Direction générale
  • Ingénierie/Travaux publics
  • Santé publique
  • Environnement/Développement durable
  • Communications
  • Systèmes d’information géographique
  • Autres services, au besoin

La mobilisation du personnel devrait avoir lieu tant au niveau de la haute direction qu’au niveau des employés subalternes et intermédiaires. Le tableau 8 offre un aperçu de la façon dont certaines mesures du PEC peuvent être rattachées à différents services. Il s’agit d’un point de départ pour déterminer quels aspects du PEC concernent quels services.

Table 8: Local Government Department Roles in CEP Implementation

TABLE 8
Provide Data for Key Performance Indicators Fournir des données sur les indicateurs de rendement clés
Energy efficiency in buildings Efficacité énergétique des bâtiments
Conservation programs Programmes de conservation
Policy and land use planning measures Politiques et mesures sur l’aménagement du territoire
Active transportation Transport actif
Low carbon transportation Véhicules à faibles émissions
Waste management Gestion des déchets
Distributed energy resources Sources d’énergie décentralisées
Corporate actions Mesures organisationnelles
Economic Development Développement économique
Land Use Aménagement du territoire
Global Information Systems (GIS) Systèmes d’information géographique
Transportation Transports
Building Bâtiment
Public Health Santé publique
Environment / Sustainability Environnement / Développement durable
Waste Management Gestion des déchets
Engineering / Facilities / Public Works Ingénierie / Installations / Travaux publics
Procurement Approvisionnement

Tableau 8 – Rôles des services de l’administration locale dans la mise en œuvre du PEC

Mobiliser la direction de tous les services

Inspirez-vous des conseils tirés du projet Mise en œuvre des PEC sur les façons d’approcher les cadres supérieurs.

À qui s’adresser Quand s’adresser à eux
  • Les cadres supérieurs des services énumérés ci-dessus
  • À toutes les étapes de l’élaboration et de la mise en œuvre du PEC
Pourquoi les interpeller Comment les approcher et quoi prioriser?
  • Afin de bâtir un réseau interne d’ambassadeurs du projet au sein de l’administration locale
  • Afin de prendre connaissance des plans de travail existants et des ressources disponibles pour la mise en œuvre
  • Afin de cerner les mesures possibles ou en place pour la mise en œuvre et d’identifier les possibilités d’intégration des plans et des mesures
  • Afin d’obtenir du soutien pour l’intégration du PEC aux descriptions de tâches des employés
  • Faire une brève présentation aux cadres supérieurs réunis en groupe pour discuter de la planification énergétique communautaire et de la façon dont elle est liée à leurs rôles et peut les aider à atteindre leurs objectifs
  • Assurer des réunions de suivi pour discuter des marches à suivre possibles (p. ex. déléguer les activités du PEC au personnel du service, désigner les personnes chargées de suivre les indicateurs de rendement clés et établir la quantité de travail nécessaire pour les deux)
  • Présenter le PEC comme étant une occasion d’acquérir de l’expérience nouvelle et stimulante pour le personnel
  • Organiser des réunions à l’approche de l’adoption du PEC pour élaborer les plans de travail du personnel
  • Tenir des réunions semestrielles ou annuelles avec le ou la gestionnaire de projet ou l’équipe centrale du PEC pour évaluer les progrès de la mise en œuvre et rectifier le tir au besoin.

Mobiliser d’autres services incluant notamment les services de la planification, des transports, des systèmes d’information géographique, des travaux publics et des parcs et loisirs

Inspirez-vous des conseils tirés du projet Mise en œuvre des PEC sur les façons de mobiliser le personnel de l’administration locale.

À qui s’adresser Quand s’adresser à eux
  • Le personnel des services énumérés ci-dessus qui sont concernés par la mise en œuvre des projets et des programmes
  • À toutes les étapes de l’élaboration et de la mise en œuvre du PEC
Pourquoi les interpeller Comment les interpeller
  • Les employés des services concernés seront des partenaires importants dans la mise en œuvre, car plusieurs seront responsables de superviser la mise en œuvre des projets ou des programmes ainsi que de transmettre des données sur les indicateurs de rendement clés aux fins de rapport. Il est crucial que ces employés soient au courant du PEC, de sa valeur pour la collectivité et de son lien avec leurs rôles.
  • Organiser des séances d’information (p. ex. dîner-causerie) pour informer le personnel sur le PEC, expliquer son lien avec leurs rôles et répondre aux questions
  • Organiser des réunions avec les employés chargés de la collecte de données pour les indicateurs de rendement clés afin d’évaluer la disponibilité des données et le niveau d’effort à consacrer pour les recueillir et les transmettre au principal responsable
  • Organiser des réunions à l’approche de l’adoption du PEC avec les cadres supérieurs afin de finaliser les plans de travail du personnel
  • Mettre en place un échéancier interne de réunions semestrielles ou annuelles avec le personnel pour passer en revue les plans de travail et les progrès de la mise en œuvre et rectifier le tir au besoin

Mobiliser le service des finances

Inspirez-vous des conseils tirés du projet Mise en œuvre des PEC sur les façons de mobiliser le personnel du service des finances.

À qui s’adresser Quand s’adresser à eux
  • Les cadres supérieurs et/ou le personnel du service des finances
  • Avant et pendant l’élaboration du PEC
  • De façon régulière et au besoin pendant la mise en œuvre du PEC
  • En tenant compte des cycles budgétaires
Pourquoi les interpeller Comment les interpeller
  • Afin de discuter de possibilités de financement interne et externe pour soutenir les quatre principales dépenses liées à l’élaboration et la mise en œuvre d’un PEC, soit :33
    • Les frais de main-d’œuvre;
    • Les frais d’experts-conseils;
    • Les frais d’investissements, d’exploitation et de maintenance des infrastructures;
    • Les frais de programme.
  • Le service des finances pourrait avoir accès à des données municipales sur l’énergie susceptibles de fournir des indications sur les progrès de la mise en œuvre réalisés par l’administration municipale.
  • Il pourrait collaborer à la recherche d’approches innovantes pour financer la mise en œuvre.
  • Organiser des réunions individuelles avant de présenter le PEC au conseil municipal pour discuter des points suivants :
    • Combien d’argent sera nécessaire annuellement pour couvrir les frais de la mise en œuvre du PEC?
    • Combien de revenus ou d’économies seront générés par les projets et programmes énergétiques?
    • Quels sont les fonds municipaux disponibles pour couvrir les frais relevés?
    • Quelles sont les subventions externes disponibles pour couvrir les frais relevés?
    • Est-il nécessaire ou possible de modifier les conditions des sources de financement internes existantes pour mieux soutenir la mise en œuvre du PEC?
  • Déterminer quels renseignements financiers, s’il y en a, peuvent donner un aperçu des progrès de la mise en œuvre du PEC (p. ex. l’augmentation des économies d’énergie)35
  • Organiser des réunions fréquentes selon les besoins pour vous assurer d’être prêts à présenter un plan et une stratégie de financement réalisables au conseil municipal

Intégrer le PEC aux descriptions de tâches du personnel

Lorsque l’ensemble du personnel municipal aura été mobilisé, modifiez les descriptions de tâches existantes et nouvelles pour y inclure les aspects relatifs au PEC.

Ajoutez ces tâches à tous les postes chargés de la mise en œuvre des plans municipaux, y compris ceux des directeurs des services énumérés ci-dessus. Bien que le niveau de responsabilité et les tâches varieront en fonction du poste, inspirez-vous de la formulation suivante pour commencer :

« Le ou la titulaire du poste effectue divers travaux techniques courants et complexes […] y compris soutenir l’élaboration et la mise en œuvre du plan énergétique communautaire (PEC). »

Études de cas

Étude de cas 1

Renouvellement du PEC par la Ville de Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)

La Ville de Yellowknife a adopté un PEC en 2006. La Ville avait pour objectif d’ici 2014 de réduire les émissions de GES de ses entreprises de 20 % et celles de sa collectivité, de 6 %, d’après les niveaux mesurés en 2004. Elle prévoyait des investissements annuels de 500 000 $ pour l’efficacité énergétique, la conversion aux énergies renouvelables et la sensibilisation du public. En février 2013, la Ville a dépassé son objectif et les projets mis en œuvre lui permettent désormais d’économiser environ 528 000 $ par an.76 L’une des dernières étapes de la mise en œuvre du PEC a été l’adoption d’un processus de renouvellement du plan, avec l’élaboration d’une stratégie de consultation du public et d’acteurs locaux en vue de la création d’un PEC pour 2015-2025. Depuis, Yellowknife s’est engagée dans un processus de réévaluation des émissions de GES de la collectivité qui permettra d’établir de nouveaux objectifs.

    Étude de cas 6

    Mise sur pied d’un comité du conseil à Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)

    Le comité de planification énergétique communautaire a été mis sur pied par le conseil municipal le 10 septembre 2007 des suites de la conclusion du plan énergétique communautaire (PEC).79 Le comité est présidé par le maire et des représentants de toute la collectivité y siègent. Son objectif premier est de conseiller la Ville de Yellowknife pour s’assurer de la mise en œuvre du PEC et de son évolution efficace. Le comité a pour fonction de faire des comptes rendus et de formuler des recommandations au conseil municipal par l’intermédiaire du comité permanent du conseil concerné sur les progrès et l’orientation de la mise en œuvre du PEC.80

    Étude de cas 7

    Établissement d’un cadre de gouvernance pour la stratégie de transition énergétique de la collectivité d’Edmonton (Alberta)

    Le conseil municipal d’Edmonton a formé un comité consultatif sur la transition énergétique.81 Les membres du comité ont un mandat de deux ans et s’engagent à encourager et à promouvoir la stratégie, à fournir des recommandations au conseil concernant sa mise en œuvre et à l’aider à élaborer des mesures de rendement.

    Étude de cas 12

    Plan de communication du plan énergétique communautaire de la Ville de Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)

    Le plan de communication du plan énergétique communautaire de la Ville de Yellowknife présente une méthode détaillée pour encourager la population à s’impliquer.86 L’idée centrale : afin de réduire les émissions de GES dans la collectivité, les citoyens et citoyennes et les commerces de Yellowknife doivent changer leurs habitudes actuelles d’utilisation d’énergie, ce qui demande une prise de conscience et un changement d’attitude et de comportement en ce qui concerne les émissions de GES. L’objectif principal du plan de communication est d’informer les résidents de Yellowknife des changements que la Ville apportera et de mettre en place des programmes de communication pour encourager la réduction continue des émissions de GES à Yellowknife.